Le classement chronologique est une méthode d'archivage qui permet de conserver l'ensemble des documents liés à une transaction particulière ou à une relation commerciale. Son principal atout réside dans la tenue de dossiers exhaustive qu'il offre : il est capable de raconter toute l'histoire d'une transaction ou d'une relation à une personne qui ne connaît pas les événements. Toutefois, ce système présente également des inconvénients, et sa méthode alternative pourrait s'avérer plus adaptée selon les documents à conserver.
Définition
Le classement chronologique consiste à organiser des documents, reçus et autres registres en fonction de la date figurant sur le document ou de la date de création ou de modification du dossier. Le document le plus ancien est placé au début du dossier, et tous les documents suivants sont classés de la même manière, selon le jour et le mois (par exemple : 1er août, 15 septembre, 30 août).
Les avantages
Le classement chronologique constitue une excellente méthode pour les achats importants et les relations commerciales significatives. Tous les documents connexes sont conservés depuis la date d'achat ou le début de la relation jusqu'à aujourd'hui, ce qui permet d'expliquer avec précision le déroulement des événements ainsi que les personnes ou entités impliquées. Cette exhaustivité peut s'avérer particulièrement précieuse en cas de litige.
Par ailleurs, ce système permet d'accéder rapidement aux documents spécifiques dont vous avez besoin sans avoir à parcourir l'intégralité du dossier, à condition de connaître la période durant laquelle ces documents ont été créés ou modifiés.
Les inconvénients
Le classement chronologique peut générer des dossiers volumineux qui occupent considérablement d'espace. De plus, ces dossiers peuvent contenir des papiers sans importance, comme des lettres types ou de la correspondance courante, qui ne nécessitent pas d'être archivés.
Étant donné que tous les documents relatifs à un dossier sont conservés, il peut être difficile de retrouver facilement un document précis si vous ignorez sa date de création ou de modification. Pour atténuer cet inconvénient, une solution efficace consiste à tenir un index recensant tous les documents du dossier : une première colonne indique la date du document, tandis qu'une seconde colonne en décrit le contenu, facilitant ainsi sa localisation. Cet index doit être mis à jour chaque fois qu'un nouveau document est ajouté au dossier.
Le classement chronologique inversé
Une autre méthode apparentée, mais distincte, est le classement chronologique inversé. Avec cette approche, le document le plus récent est placé au début du dossier, les autres documents suivant le même ordre décroissant (par exemple : 1er juin, 1er mai, 1er avril).
Le choix entre la méthode chronologique classique et la méthode inversée relève avant tout des préférences personnelles. Néanmoins, nombreuses sont les personnes qui privilégient cette dernière pour classer des documents tels que les factures de carte de crédit ou de services publics réglées, car les anciennes factures et confirmations de paiement sont rarement consultées a posteriori.
Source : https://jardin.98905.com/housekeeping/home-organizing/1007084924.html