chronologique de dépôt signifie l'organisation des documents , reçus et autres documents à l'aide de la date sur le document ou la date à laquelle le fichier a été créé ou modifié . Le plus ancien document est placé au début du fichier avec tous les documents ultérieurs étant placés de manière similaire selon la date et le mois (par exemple 1 Août 15 Septembre 30 Août ) .
Pros
dépôt chronologique est une excellente méthode pour les achats importants et les relations d'affaires importantes . Tous les documents relatifs sont conservés de la date d'achat ou de début de la relation à jour en cours , ce qui vous permet d'expliquer précisément comment les événements ont eu lieu et ce que les gens ou les entités ont été impliqués . La rigueur de dépôt chronologique peut être particulièrement utile dans les litiges . Dépôt chronologique vous permet également d'accéder rapidement aux documents spécifiques dont vous avez besoin sans chercher à travers l'ensemble du dossier tant que vous savez le délai dans lequel les documents ont été créés ou modifiés.
Cons
Photos
dépôt chronologique peut entraîner de gros fichiers qui prennent une grande quantité d'espace . En outre , les fichiers chronologiques peuvent contenir papiers sans importance , tels que des lettres types et la correspondance de routine , qui n'ont pas besoin d'être déposé . Comme tous les documents relatifs à une affaire sont conservées , il peut être difficile de tirer facilement un document particulier que vous avez besoin si vous ne connaissez pas la date à laquelle il a été créé ou modifié . Une façon de pallier cet inconvénient est de maintenir un index de tous les documents dans le fichier avec une colonne énumérant la date du document et une deuxième colonne décrivant le document de sorte que vous pouvez facilement localiser un document particulier . L'indice devrait être mise à jour chaque fois qu'un nouveau document est ajouté au fichier .
Inverse dépôt chronologique
autre connexe, mais autre méthode de dépôt , est le dépôt chronologique inverse . En utilisant cette méthode , le nouveau document est placé au début du fichier avec tous les documents étant déposés de manière similaire (par exemple , 1er juin , 1er mai, 1er avril) . Que ce soit pour utiliser l'ordre chronologique ou chronologique inverse méthode est une préférence personnelle , mais beaucoup de gens préfèrent ce dernier pour le dépôt des éléments tels que cartes de crédit ou payé les factures d'électricité en raison de factures plus âgés et les confirmations de paiement peuvent rarement besoin d' être consultée .
De:https://jardin.98905.com/housekeeping/home-organizing/1007084924.html