De nombreux nouveaux assistants chefs de projet débutent dans le secteur de la construction avec pour mission principale le traitement des dossiers de soumission et des RFI (Request For Information, soit « demande d'information »). Une RFI est une question qu'un sous-traitant adresse au maître d'œuvre ou aux concepteurs concernant, par exemple, des omissions de conception, des conditions de terrain imprévues ou un point technique nécessitant des précisions complémentaires.
Cet article explique pas à pas comment traiter correctement une RFI afin de garantir un suivi rigoureux et d'éviter tout litige ultérieur.
Ce dont vous aurez besoin
- Un logiciel de gestion de chantier ou Excel pour assurer le suivi
- L'accès aux consultants (architectes et ingénieurs)
- La collaboration des superintendents de chantier
Instructions
1. Établir un protocole de soumission dès le début du chantier
Avant même de recevoir une première RFI, il est essentiel de mettre en place une procédure claire permettant aux sous-traitants de soumettre leurs demandes. Il est généralement recommandé que chaque contrat numérote ses RFI à partir du n°1, sur une page mentionnant le nom de l'entreprise, son adresse et son numéro de téléphone, la personne de contact principale, le nom du chantier, la section du cahier des charges ou les plans de référence concernés, ainsi que la question posée.
2. Attribuer un numéro et suivre les délais
L'étape suivante consiste à enregistrer la RFI dans votre système de suivi. La plupart des logiciels de gestion de construction effectuent cette opération automatiquement ; sinon, utilisez Excel en commençant par le n°1. Il n'est pas problématique si votre numéro diffère de celui du sous-traitant : votre numérotation englobe l'ensemble des RFI du chantier. Notez également la date de réception et celle de la réponse. La plupart des contrats imposent un délai de réponse de 10 à 15 jours : vérifiez impérativement les exigences contractuelles applicables à votre projet.
3. Rechercher la réponse dans les documents existants
Une fois la RFI reçue au bon format et numérotée, elle doit être examinée. Dans bien des cas, vous pourrez répondre vous-même à la question en consultant le cahier des charges, les plans contractuels, les additifs ou les bulletins modificatifs déjà émis. Si ce n'est pas possible, passez à l'étape suivante.
4. Consulter les superintendents du chantier
Si vous ne parvenez pas à trancher, présentez la question aux superintendents présents sur le terrain. Leur connaissance concrète du chantier leur permet souvent de répondre rapidement, en particulier pour les questions techniques complexes. Sinon, passez à l'étape suivante.
5. Transmettre la RFI aux consultants
La RFI doit ensuite être adressée aux consultants compétents (architecte et/ou ingénieurs). Ressaisissez-la, accompagnée de toute information complémentaire utile, sur le papier à en-tête officiel de votre entreprise de construction, puis transmettez-la aux parties concernées.
6. Analyser la réponse et détecter les impacts financiers
Une fois la réponse reçue des consultants, examinez-la attentivement afin de déterminer si elle entraîne une modification des travaux. Les RFI servent fréquemment au sous-traitant à formaliser un changement constaté et à solliciter un supplément financier. En analysant la réponse, vous saurez immédiatement si un avenant (ajout ou déduction) doit être établi en parallèle.
7. Diffuser la réponse au sous-traitant
Transmettez enfin la réponse au sous-traitant, accompagnée d'une demande de chiffrage si un ordre de changement est envisagé. Conservez une copie complète de la RFI et de sa réponse dans vos archives de projet : cette traçabilité constitue une protection essentielle en cas de réclamation ou de litige.
Source : https://jardin.98905.com/home-repair-maintenance/working-contractors/1007015681.html