Que vous archiviez des documents papier, des données informatiques ou un inventaire d'objets physiques, un système de classement vous aide à rester organisé. Sans une bonne méthode, vous pouvez passer des heures à rechercher une information qui devrait être à portée de main. Et même après l'avoir trouvée, il se peut que toutes les données nécessaires ne soient pas réunies au même endroit. Le système de références croisées permet justement de visualiser en un coup d'œil où sont stockées les informations liées entre elles.
Les systèmes de classement
Un bon système de classement doit avant tout être accessible. Si les documents que vous conservez ne peuvent pas être facilement retrouvés par toute personne connaissant le système, celui-ci n'est pas efficace. Bien que différents types d'informations exigent des méthodes différentes, la plupart des systèmes de classement sont organisés par sujet avant d'être triés par ordre alphabétique ou chronologique. Tous les dossiers relatifs aux « projets en cours », par exemple, seraient regroupés ensemble. Cependant, un même document peut relever de plusieurs rubriques : c'est là qu'intervient le référencement croisé.
Qu'est-ce que le référencement croisé ?
Un système de références croisées permet d'apposer une note sur un dossier donné afin d'indiquer où se situe l'information connexe au sein de votre organisation. Imaginons que vous travailliez sur un projet qui fait référence à des notes de recherche prises sur un sujet particulier. Ces recherches relèvent logiquement de la rubrique « recherche » et non « projets en cours », car elles peuvent concerner d'autres projets ou dossiers. Si vous les classiez uniquement avec vos projets en cours, vous seriez obligé de les chercher à nouveau lorsque vous en aurez besoin ailleurs. Classer ces notes sous « recherche », puis ajouter une mention sous « projets en cours » indiquant où les trouver, voilà précisément ce qu'est le référencement croisé.
À quoi sert le référencement croisé ?
Le référencement croisé permet de regrouper les sujets similaires pour un accès facile et de retrouver les informations connexes sans recherches inutiles. Prenons un exemple concret : si vous inventoriez votre collection de cartes de baseball, vous aurez peut-être besoin de retrouver celles qui correspondent à une année, une équipe ou un joueur donné, alors que chaque carte ne peut être rangée qu'à un seul endroit. Vous pouvez certes regrouper toutes les cartes d'une même équipe et les classer par ordre chronologique, mais les joueurs changent régulièrement d'équipe. En notant toutes les équipes pour lesquelles un joueur a évolué ainsi que les années correspondantes, vous pouvez suivre facilement l'ensemble de ses cartes.
Comment mettre en place un référencement croisé ?
L'efficacité du référencement croisé repose sur la simplicité. Si vous tentez de tout organiser avec trop de catégories, vous vous retrouverez rapidement avec une multitude de notes confuses. Le classement par sujet ne fonctionne que si vous utilisez des rubriques larges et générales, puis créez des renvois entre elles. Par exemple, vous pouvez diviser vos documents personnels en catégories telles que « budgets », « reçus », « factures » et « paiements », puis les ranger par ordre chronologique. Avec seulement quatre catégories, vous pouvez croiser les factures réglées grâce à une fiche placée dans le dossier, listant celles dont les justificatifs se trouvent dans votre dossier « reçus ». Vous savez ainsi d'un simple coup d'œil ce qui reste en attente de règlement. En revanche, si vous choisissez un classement par entreprise, vous devrez consulter le dossier de chacune pour obtenir cette information. Une telle méthode peut s'avérer nécessaire pour une grande entreprise travaillant avec de nombreux partenaires spécifiques, mais elle est peu pratique pour des dépenses personnelles ou de petites structures.
Source : https://jardin.98905.com/housekeeping/home-organizing/1007084701.html