Le concept de bureau sans papier est évoqué depuis les années 1970. Pendant longtemps, l'idée de diriger une entreprise sans documents papier relevait du simple rêve. Aujourd'hui, c'est une réalité, grâce au stockage de données peu coûteux et à des réseaux toujours plus rapides. Un bureau sans papier désigne l'utilisation du stockage informatique pour gérer les documents et, lorsqu'il est correctement mis en œuvre, ce processus offre de nombreux avantages.
Un accès aux documents où que vous soyez
Avec des documents papier rangés dans un classeur, il faut être physiquement présent au bureau pour les consulter, ou emporter le dossier avec soi. Un bureau sans papier permet aux employés d'accéder à leurs documents depuis n'importe quel lieu disposant d'une connexion Internet, y compris via un smartphone. Cette flexibilité rend les équipes nettement plus productives lorsqu'elles travaillent à distance ou en déplacement.
Des documents facilement localisables
La mise en place d'un bureau sans papier passe notamment par la définition d'une convention de nommage des fichiers. Une fois cette étape réalisée, il devient simple de retrouver un document grâce à son nom. Si le nom exact est inconnu, une recherche par mots-clés dans le contenu du fichier suffit pour le localiser. Dans les entreprises qui manipulent des numéros de compte ou attribuent des numéros de suivi à leurs documents, ces identifiants permettent également une recherche et une récupération instantanées. Un même document peut ainsi être référencé par un nom, un numéro ou une ville de résidence, sans qu'il soit nécessaire de créer plusieurs fichiers distincts pour chaque catégorie.
Des documents plus sûrs et mieux sécurisés
Des documents importants conservés dans un classeur peuvent être définitivement détruits lors d'un incendie ou de toute autre catastrophe. Les documents électroniques, en revanche, peuvent être sauvegardés facilement, avec des copies conservées hors site, loin de vos locaux. Grâce à ces sauvegardes, votre activité peut reprendre rapidement après un incident. La perte de documents papier peut en effet signifier la perte de votre entreprise et de votre source de revenus. Par ailleurs, avec des mesures de sécurité appropriées, il est bien plus difficile de s'introduire dans des fichiers électroniques pour les voler que de cambrioler un bureau pour dérober des informations confidentielles sur vos clients.
Points à considérer
Pour réussir votre transition vers le zéro papier, quelques bonnes pratiques s'imposent :
- Conservez au moins deux sauvegardes de vos documents, dont une hors site.
- Utilisez un logiciel professionnel conçu pour la gestion documentaire en entreprise.
- Mettez en place un processus d'archivage des anciens documents électroniques, avec une nomenclature claire intégrant par exemple la date de création dans le nom du fichier.
- Chiffrez systématiquement les données sensibles afin de les protéger.
- Gardez toutefois des copies papier des licences professionnelles et de certains documents signés, souvent exigés par les autorités.
Source : https://jardin.98905.com/building-remodeling/green/1007029314.html