Quels sont les avantages d'un milieu de travail sans papier

? D'abord les gens ont commencé à parler du bureau sans papier dans les années 70 . Jusqu'à récemment, il n'avait été qu'un rêve de penser que vous pourriez diriger une entreprise sans documents papier . Aujourd'hui , c'est une réalité , grâce au stockage de données peu coûteux et plus rapide des capacités de réseautage . Un bureau sans papier se réfère à l'utilisation du stockage informatique des documents , et lorsqu'elles sont appliquées correctement , le processus a de nombreux avantages . L'accès aux documents n'importe où

Avec papier dans un classeur , une personne doit être dans le bureau pour accéder au document , ou il doit prendre le dossier avec lui . Un bureau sans papier permet aux travailleurs d'accéder aux documents de n'importe où qui a une connexion à l'ordinateur , y compris un téléphone intelligent . Cela permet aux employés d'être plus efficaces lorsqu'ils travaillent dans des régions éloignées .

Documents peuvent être facilement localisé

partie de l'établissement d'un bureau sans papier est de déterminer comment les fichiers seront nommé . Ensuite, vous pouvez facilement localiser un fichier par son nom . Si vous ne connaissez pas le nom du fichier , vous pouvez effectuer une recherche pour certains mots clés dans le document et de localiser cette façon. Dans une entreprise qui traite avec des numéros de compte ou ayants numéros de suivi de documents , les documents peuvent être recherchés et facilement récupérées par ces chiffres . Un document peut être référencé par un nom ou une ville de résidence sans avoir différents fichiers pour chaque catégorie .

Plus sûres et les documents plus sûrs

documents importants dans un classeur pourrait être perdue à jamais dans un feu ou d'une autre catastrophe . Documents dématérialisés stockés électroniquement peuvent être facilement sauvegardés. La sauvegarde peut être hors site et loin de votre bureau . Grâce aux documents sauvegardés , vous pouvez être rapidement courir à nouveau. Destruction de documents papier pourrait signifier la destruction de votre entreprise et source de revenus. Avec les mesures de sécurité correctes , il est plus difficile pour quelqu'un de s'introduire dans les fichiers électroniques et de voler eux que de pénétrer dans un bureau et voler des informations client ou client confidentielles .

Considérations

Utilisez au moins deux sauvegardes de vos documents , avec un hors site . Utilisez un logiciel professionnel conçu pour un bureau pour créer vos documents dématérialisés . Avoir un processus en place pour archiver des documents électroniques âgés et les nommer de façon reconnaissable , peut-être intégrer la date de création dans le cadre de ce nom. Toujours chiffrer les données sensibles à protéger. Cependant, gardez des copies papier des licences professionnelles et de certains documents signés .


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